Тайм-менеджмент

Что делать, если с каждым днем вы все больше напоминаете себе суетливого персонажа «Алисы в стране чудес» – кролика, бегающего с часами и криками «опаздываю»? Дел становится все больше, а времени в сутках не прибавляется. Как сделать, чтобы работа приносила максимум пользы и минимум стресса? Существует много книг и курсов по тайм-менеджменту и повышению личностной эффективности. Вот несколько советов о том, как планировать свое время продуктивно и относиться к нему иначе уже сегодня!

Ставьте приоритеты
Для начала нужно понять, чем вы хотите заниматься прежде всего. На языке коучинга это называется «расстановкой приоритетов». Для этого нужно ответить на два вопроса. Во-первых, какие активности принесут ощущение самореализации и довольства собой, а, во-вторых, какие обеспечат вам существенный материальный результат. Желательно записать свои ответы как можно более подробно: они помогут вам найти ваш ключ к успеху и путеводную звезду – мотивацию. Ведь уровень мотивации напрямую влияет на достижение реультатов.

Вы никогда не задумывались, почему большинство людей так быстро перестает изучать иностранный язык, получать дополнительное образование или заниматься спортом? Они не могут ощутить достаточно стремления к своей цели и не осознают, что именно она принесет им в материальном и ментальном планах. Постарайтесь избежать такого скорого прощания со своими целями с помощью четкого понимания и представления своих приоритетов.

Определяйте сроки
Теперь, когда вы определились с целями, подумайте над временем их достижения. Оно должно быть как можно более обозримым, но реалистичным. Лучше всего разбить глобальную цель на временные этапы, например «я хочу пройти 2 уровня скорочтения за полгода», или «я собираюсь успешно завершить проект за 2 месяца». Запишите цели и сроки в блокнот. Теперь вам нужно будет периодически просматривать свои записи, чтобы удостовериться, что вы не забываете о них. Лучше всего – определить, что вам придется делать для своих целей, и занести это в еженедельный план.

Начинайте день с самого сложного
Всем сегодня знакомо слово прокрастинация — склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Но не все знают, в чем корни этого явления. По словам Нейла Фьоре, автора книги «Легкий способ перестать откладывать дела на потом», прокрастинация является прямым следствием сопротивления человеческого мозга сложным задачам. Но самое интересное, что именно эти задачи чаще всего являются самыми важными, а их выполнение – самым ценным для вашей работы и личностного роста.

Чтобы избавиться от такого пожирателя времени, Фьоре советует каждый день с самого утра определять, какое из дел вызывает у вас желание отложить его на потом, и немедленно сознательно взяться за его выполнение. Разгрести кипу документов? Написать отчет? Сделать важный звонок? Сознательно выберите приступить к этому сейчас, и как только вы справитесь, остаток дня будет наполнен чувством выполненного долга и позитивной энергией.

Планируйте не более двух главных активностей в день
ВремяДля каждого дня определяйте две приоритетные активности и посвящайте себя им. Например, если сегодня у вас намечается важная рабочая встреча и урок по йоге, не стоит стремиться дополнить этот список домашними делами. Автор книги «Выйди из зоны комфорта» Брайан Трейси связывает феномен двух приоритетов с правилом «80 на 20» или «принципом Парето», по которому основную прибыль компании формируют 20% ее людей. Позднее Парето обнаружил, что этому принципу подчиняется практически любая сфера.

Двадцать процентов ваших усилий принесут вам восемьдесят процентов результатов, двадцать процентов клиентов — восемьдесят процентов выручки, двадцать процентов продуктов или услуг — восемьдесят процентов прибыли. Это означает, что в списке дел два пункта из десяти будут в пять или десять раз полезнее и эффективнее, чем остальные восемь, и пусть ваши «золотые 20%» получают основную долю усилий каждый день.

Не бойтесь сказать «нет»
Абсолютно все успеть невозможно, и из огромного количества дел, встреч и занятий мы должны выбирать только те, которые действительно актуальны на сегодня. Поэтому неудивительно, что по мере расстановки приоритетов вы будете вынуждены часто отказывать людям в их просьбах, к примеру, избегать выполнения чужих обязанностей, ходить не на все встречи выпускников и так далее. Американский бизнес-консультант Питер Брегман отмечает, что говорить «нет» – один из самых важных и самых сложных пунктов в тайм-менеджменте.

Чтобы облегчить отказы и научиться говорить «нет» правильно, он советует уважительно относиться к человеку и его просьбе, но при этом быть уверенным в своем отказе и уметь объяснить его. Будьте осознанны в своем распределении времени, не поддавайтесь на уговоры особенно настойчивых просителей и всегда оставляйте финальный выбор за собой.

Заведите «полезную привычку»
В книге бизнес-тренера Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта» описывается одна чрезвычайно полезная привычка – доводить все дела до конца. Ведь для достижения любой цели необходимы твердость и упорство. Для развития полезной привычки он советует, во-первых, принять соответствующее волевое решение и, во-вторых, регулярно продолжать свои занятия и упражняться в новых навыках, пока они не станут получаться автоматически.

В последнем вам поможет система напоминаний и самоконтроля: скажем, для регулярных самостоятельных занятий или определенной активности вы можете развесить по дому небольшие заметки или же воспользоваться функцией напоминания на телефоне. Нелишним будут просмотр фильмов и чтение статей на интересующую тему. Они помогут подогревать ваш интерес к достижению успеха. Наилучший способ выработать «полезную привычку» – постоянно поддерживать мотивацию к своей деятельности.

Назначайте «встречи с собой»
Итак, приоритеты выбраны, время в вашем ежедневнике расписано до минуты, чего же не хватает? Психологи утверждают, что в каждом расписании должен присутствовать такой пункт как «встреча с собой». Это может быть один час раз в пару дней, когда вы остаетесь наедине со своими мыслями и задачами на текущий день и неделю. Его вы можете посвятить брейншторму (мозговой штурм) на тему текущих проектов, дел и заданий. Во время встреч с собой постарайтесь отложить телефон и компьютер. Если вы будете все время отвлекаться на внешний мир, свежие идеи и креативные решения вряд ли пробьются к вам.

Отмечайте свои достижения
Каждый раз, когда вы получаете позитивный результат собственных усилий или достигаете новых высот в своем деле, в вашем организме выделяется некоторое количество эндорфинов, приносящих приятные ощущения, чувство удовлетворенности. Вот почему так важно концентрировать внимание на своих успехах и победах, пусть небольших. Таким образом, ваш мозг привыкает к ощущению компетентности и уверенности в себе, которое в будущем позволит успешно доводить до конца более сложные и важные задачи.

Чтобы сделать достижения более ощутимыми, попробуйте записывать их в своем блокноте. Любой, даже самый небольшой успех, считается! Со временем вы заметите, что начнете существовать в парадигме собственного успеха, и необходимость заставлять себя садиться за важные дела исчезнет сама по себе.

Отдыхайте на полную!
И трудоголикам, и тем, кто любит откладывать дела на потом, свойственна одна общая черта — они не умеют отдыхать без чувства вины. В первом случае это чувство связано с тем, что работа стоит на месте, во втором – с тем, что человек не способен найти способ приняться за работу. Бизнес-тренер Нейл Фьоре говорит о том, как важно уметь отдыхать: «Изучив профессиональные достижения эффективных людей, я увидел, как важны для качественной работы и уменьшения прокрастинации отдых и развлечения без чувства вины. Они перезаряжают батарейки, становятся источником мотивации, креативности и энергии для всех остальных сфер жизни. Зная, что работа не помешает вам наслаждаться отдыхом, вы сможете легче справиться с ней, не опасаясь, что она подчинит себе все ваше существование». Отдыхайте, чтобы работать продуктивнее, и возвращайтесь к делу полными сил и энергии!

По материалам edu.hh.ru, forbes.com